Massenscan-Service
Für große Dokumentenmengen haben wir einen hochautomatisierten Workflow entwickelt. Ihre Unterlagen werden mit Hochleistungsscannern erfasst, die bis zu 120 Seiten pro Minute verarbeiten.
Besonders geeignet für: Personalakten, Rechnungsarchive, Vertragssammlungen, Verwaltungsakten
- Automatische Entfernung von Heftklammern und Büroklammern
- Beidseitiges Scannen in einem Durchgang
- Automatische Drehung und Begradigung
- Basis-OCR inklusive (deutsche Texte)
Mindestauftragswert: 500 Seiten
Elektronisches Archiv-System
Das Scannen ist nur der erste Schritt. Ein funktionierendes Archiv braucht Struktur, Suchfunktionen und Zugriffsrechte.
Wir implementieren ein System, das zu Ihrer Arbeitsweise passt – nicht umgekehrt.
- Individuelle Ordnerstruktur nach Ihren Vorgaben
- Volltextsuche über alle Dokumente
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle
- Versionsverwaltung für geänderte Dokumente
- Automatisches Backup (täglich, wöchentlich, monatlich)
- Schulung für bis zu 5 Mitarbeiter inklusive
Optional: Hosting ab 45 € monatlich
OCR-Texterkennung Premium
Nicht alle Dokumente lassen sich automatisch auslesen. Handschriftliche Notizen, verblasste Schreibmaschinen-Texte oder historische Schriftarten erfordern menschliches Eingreifen.
Unser Premium-Service kombiniert modernste KI-Texterkennung mit manueller Nachbearbeitung durch geschulte Operatoren.
- Erkennung von deutschen Frakturschriften
- Verarbeitung mehrsprachiger Dokumente
- Manuelle Korrektur bei Erkennungsfehlern
- Garantierte Erkennungsrate von mindestens 99,5%
- Erhalt der Formatierung (Tabellen, Listen, Spalten)
Inklusive Qualitätskontrolle durch zweiten Operator
Compliance-Archivierung
Bestimmte Branchen unterliegen strengen Aufbewahrungspflichten. Medizinische Unterlagen müssen 10 Jahre verfügbar bleiben. Steuerrelevante Dokumente 10 Jahre. Handelsbriefe 6 Jahre.
Unser Compliance-Service stellt sicher, dass Sie alle Anforderungen erfüllen – automatisch.
- Revisionssichere Archivierung nach GoBD
- Automatische Berechnung von Aufbewahrungsfristen
- Protokollierung aller Zugriffe (Audit-Trail)
- Elektronische Signatur für rechtsverbindliche Dokumente
- Automatische Löschung nach Fristablauf
- Jahresreport für Wirtschaftsprüfer
Bis 50.000 Dokumente, dann 0,005 € pro zusätzlichem Dokument
Dokumenten-Migration
Ihr Unternehmen wechselt das DMS? Alte Systeme werden abgeschaltet? Wir übertragen Ihre bestehenden digitalen Archive in moderne Umgebungen.
Dabei bereinigen wir Dubletten, korrigieren fehlerhafte Metadaten und stellen sicher, dass nichts verloren geht.
- Extraktion aus über 40 verschiedenen Altsystemen
- Automatische Erkennung und Entfernung von Dubletten
- Konvertierung in moderne Dateiformate (PDF/A-2b)
- Überprüfung der Dateiintegrität
- Testmigration vor dem produktiven Umzug
- Parallel-Betrieb möglich (Alt- und Neusystem)
Für bis zu 100.000 Dokumente, größere Projekte nach Aufwand
Aktenvernichtung mit Zertifikat
Nach der Digitalisierung stellt sich die Frage: Wohin mit den Originaldokumenten? Für die meisten Geschäftsunterlagen reicht die digitale Kopie rechtlich aus.
Wir übernehmen die datenschutzkonforme Vernichtung direkt im Anschluss an den Scanvorgang.
- Vernichtung nach DIN 66399 (Sicherheitsstufe P-4)
- Zertifiziertes Entsorgungsunternehmen
- Vernichtungsprotokoll mit Containernummer
- Wahlweise vor Ort oder in unserer Anlage
- Recycling des Altpapiers
Abholung ab 5 Containern kostenfrei